Jenis-Jenis Surat dalam Komunikasi Tertulis Formal

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau pemberitahuan kepada pihak lain. Dalam dunia formal, surat memiliki berbagai jenis tergantung pada tujuan dan fungsinya. Mari kita bahas beberapa jenis surat yang umum digunakan:

Surat Resmi

Surat resmi umumnya digunakan untuk keperluan kedinasan, lembaga, organisasi, atau perorangan dalam urusan resmi. Ciri khas surat resmi adalah penggunaan kop surat, bahasa yang baku dan formal, serta struktur penulisan yang baku.

Berikut beberapa jenis surat resmi beserta fungsinya:

Surat Lamaran Kerja: Digunakan untuk melamar pekerjaan pada suatu instansi atau perusahaan.

Surat Permohonan: Digunakan untuk mengajukan permohonan atau permintaan kepada pihak lain, misalnya permohonan bantuan keuangan, izin penelitian, dan lain sebagainya.

Surat Undangan: Digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri acara tertentu, misalnya undangan rapat, seminar, atau peresmian.

Surat Keputusan (SK): Digunakan untuk menetapkan atau memutuskan sesuatu hal secara resmi oleh pejabat yang berwenang.

Surat Edaran: Digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan atau informasi kepada khalayak tertentu, misalnya pemberitahuan perubahan kebijakan atau jadwal kegiatan.

Nota Dinas: Digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau pemberitahuan antarbagian dalam suatu instansi atau lembaga.

Surat Penyerta

Surat penyerta merupakan surat yang dilampirkan pada dokumen atau barang yang dikirimkan kepada pihak lain. Fungsinya adalah untuk menjelaskan isi atau maksud dari dokumen atau barang tersebut.

Surat Tidak Resmi

Surat tidak resmi digunakan untuk keperluan pribadi dan ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Bahasa yang digunakan dalam surat tidak resmi lebih fleksibel dan tidak terikat dengan struktur baku. Beberapa contoh surat tidak resmi adalah:

Surat Pribadi: Digunakan untuk bertukar kabar atau berbagi cerita dengan keluarga atau teman dekat.

Surat Keluhan: Digunakan untuk menyampaikan keluhan atau ketidakpuasan kepada pihak terkait.

Penutup

Jenis-jenis surat yang disebutkan di atas hanyalah sebagian dari yang ada. Masing-masing jenis surat memiliki format penulisan dan penggunaan yang berbeda. Dalam era digital ini, penggunaan surat elektronik (email) semakin marak. Namun, surat dalam bentuk fisik tetap diperlukan untuk keperluan tertentu yang membutuhkan keabsahan dan keaslian dokumen.

Tanya Jawab

1. Apa yang perlu diperhatikan dalam menulis surat resmi?

Dalam menulis surat resmi, perlu diperhatikan penggunaan kop surat, bahasa yang baku dan formal, struktur penulisan yang tepat, serta kerapian dan kebersihan surat.

2. Apa bedanya surat resmi dan surat tidak resmi?

Perbedaan utama antara surat resmi dan surat tidak resmi terletak pada tujuan dan fungsinya. Surat resmi digunakan untuk keperluan kedinasan, sedangkan surat tidak resmi digunakan untuk keperluan pribadi. Selain itu, surat resmi menggunakan bahasa yang baku dan formal, sedangkan surat tidak resmi lebih fleksibel.

3. Jenis surat apa yang digunakan untuk melamar pekerjaan?

Surat lamaran kerja digunakan untuk melamar pekerjaan pada suatu instansi atau perusahaan.

4. Bagaimana cara menyampaikan pemberitahuan kepada khalayak umum secara tertulis?

Surat edaran dapat digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan kepada khalayak umum secara tertulis.

5. Apakah surat elektronik (email) dapat dikategorikan sebagai surat resmi?

Ya, surat elektronik (email) dapat dikategorikan sebagai surat resmi apabila digunakan untuk keperluan kedinasan dan mengikuti kaidah penulisan surat resmi.