Arsip Dinamis: Pengertian, Jenis, dan Pengelolaannya

Arsip merupakan informasi terekam dalam berbagai bentuk dan media, hasil kegiatan atau proses penciptaan, penerimaan, penyimpanan, perawatan, penggunaan, dan atau pemusnahan yang berguna sebagai bahan pertanggungjawaban, pelaksanaan hak dan kewajiban hukum, dan sumber informasi sejarah, ilmiah, dan teknologi[UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan]. Namun, tidak semua informasi termasuk arsip. Ada kategori khusus yang disebut sebagai arsip dinamis.

Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung oleh penciptanya dalam kegiatan sehari-hari. Arsip ini memiliki jangka waktu penyimpanan tertentu sebelum dialihkan ke kategori arsip statis.

Jenis-jenis Arsip Dinamis

Arsip dinamis terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:

Arsip Aktif: Arsip yang terus menerus digunakan dalam kegiatan operasional. Contohnya surat keputusan terbaru, kontrak yang masih berlaku, dan laporan keuangan tahun berjalan.

Arsip Inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Meskipun tidak lagi digunakan setiap hari, arsip inaktif masih diperlukan untuk keperluan tertentu. Contohnya surat keputusan yang sudah tidak berlaku, kontrak yang sudah berakhir, dan laporan keuangan tahun sebelumnya.

Arsip Vital: Arsip yang memiliki nilai penting untuk kelangsungan operasional pencipta arsip. Arsip vital harus dilindungi secara khusus dari bencana dan kehilangan. Contohnya dokumen pendirian lembaga, artikel persekutuan, dan polis asuransi.

Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis yang baik sangat penting untuk kelancaran operasional dan sebagai bentuk pertanggungjawaban. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip dinamis:

Klasifikasi: Membagi arsip berdasarkan jenis dan fungsinya.

Identifikasi: Memberikan kode atau penanda khusus pada setiap arsip.

Penataan: Menyimpan arsip secara teratur dan sistematis sesuai dengan klasifikasi dan identifikasi.

Penyimpanan: Memilih media penyimpanan yang sesuai dengan jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya.

Penggunaan: Memastikan kemudahan akses terhadap arsip yang masih dibutuhkan.

Pemindahan: Memindahkan arsip inaktif ke ruang penyimpanan khusus sesuai dengan jadwal retensi arsip.

Pemusnahan: Memusnahkan arsip yang sudah habis masa retensinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Penutup

Arsip dinamis merupakan aset penting yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan yang baik akan menjamin kelancaran operasional, kemudahan akses informasi, dan perlindungan terhadap aset organisasi.

Tanya Jawab

1. Bagaimana cara mengetahui jenis arsip yang dimiliki?

Jenis arsip dapat diketahui berdasarkan kegiatan yang menghasilkan arsip tersebut dan jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan oleh lembaga terkait.

2. Apa yang dimaksud dengan jadwal retensi arsip?

Jadwal retensi arsip adalah ketentuan lama waktu penyimpanan arsip sebelum dimusnahkan. Jadwal ini berbeda untuk setiap jenis arsip.

3. Bagaimana cara melindungi arsip vital?

Arsip vital perlu dilindungi dari bencana dan kehilangan. Beberapa cara yang dapat dilakukan adalah dengan membuat salinan arsip vital, menyimpannya di tempat yang aman, dan membackup arsip digital secara berkala.

4. Bagaimana cara mengakses arsip inaktif?

Meskipun frekuensi penggunaannya menurun, arsip inaktif masih dapat diakses ketika dibutuhkan. Untuk mengakses arsip inaktif, biasanya perlu diajukan permohonan terlebih dahulu kepada unit pengelola arsip.

5. Siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dinamis?

Pencipta arsip, dalam hal ini perorangan atau unit kerja dalam sebuah organisasi, bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dinamis yang mereka ciptakan. Namun, sebuah organisasi biasanya